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全国——为自费出国(境)攻读学位的留学人员办理存档手续办事指南

时间:2019-08-27 16:56:06 来源:中华人民共和国教育部 作者:中华人民共和国教
一、服务名称:为自费出国(境)攻读学位的留学人员办理存档手续
二、政策依据
1.人发〔1996〕118号《流动人员人事档案管理暂行规定》
2.人社部发〔2014〕90号《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
三、申请条件
(一)自费出国(境)留学存档
现已开通电子邮件申请方式,详情请点击《通过电子邮件方式办理自费出国(境)存档手续须知》。
1.国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历);
2.国内高校在读期间办理完毕退学手续,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员;
3.国内高中毕业后,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员。
(注:
1.国家公派留学人员、赴国(境)外做博士后研究或访问学者、已在国(境)外院校结束课程的留学人员,均不在我处受理范围)
2.自费出国留学的学生(包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生)离校时,户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构(如:人力资源和社会保障局、人才中心、职介中心等),再申请办理存档手续,如档案保管在个人手中,我处不予受理。
(二)自费出国(境)留学存档人员档案转出
出国(境)前(或留学期间)档案存放在我处的人员。
(三)留学回国存档
1.非京籍留学人员:回国就业后,其在京就业落户手续是通过教育部留学服务中心办理者;
2.京籍留学人员:回国在京就业后,其“回国工作就业报到证”将通过教育部留学服务中心办理者。
(注:留学人员回国后,档案仍在国内学校或非户籍地人才或在个人手中保管的,请先将档案退回至户口所在地档案保管机构(如:人力资源和社会保障局、人才中心、职介中心等),再申请办理存档手续,持“调档通知单”到户口所在地档案保管机构调档)
(四)留学回国存档人员档案转出
回国就业后在我处办理留学回国存档的留学回国人员。
(五)自费出国(境)留学存档人员开具证明
已在我处存档的留学人员。
(六)其他档案相关业务
1.中共党员组织关系转出
党员组织关系暂存于我处的存档人员
2.补费手续
费用未缴纳至2014年12月31日的存档人员。
3.退费手续
费用缴纳超过2014年12月31日的存档人员
4.中共预备党员借用入党材料
在我处自费出国(境)留学存档人员中的预备党员,在其组织关系所在地的党委办理预备党员转正手续时,可按规定在我处办理入党材料借用手续。
5.查阅档案
我处存档人员的拟录用单位或其他相关部门、单位
四、申请材料
(一)自费出国(境)留学存档
留学人员完成注册个人账户,在线申请提交成功后,查看自己的状态为“未受理”时,无须等待审核,请直接前来我处提交如下材料(赴台陆生办理存档手续请查看《赴台陆生办理存档须知》):
1.存档人本人身份证复印件1份;
2.护照个人信息页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供港澳通行证个人信息页)即有照片页的复印件1份;
3.前往留学所在国有效期内的学生签证页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供学生签注页)复印件1份;
(提示:(1)持电子签证入境的留学人员,请打印电子签证信1份,如:赴澳大利亚留学;(2)如签证已过期,除提供过期的学生签证外,还须提供有效期内的“长期居留卡”复印件1份。)
4.国(境)外院校录取通知书(OFFER)复印件1份(非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效);
(提示:(1)“录取通知书”应包含学习专业,攻读学位(学士、硕士或博士)、学习时间等信息;(2)如录取通知书(OFFER)中无明确学习起止时间及攻读学位信息,请提供补充材料,如:赴美国留学,请提交I-20复印件1份;赴澳大利亚留学,请提供COE的复印件1份;赴韩国留学,请提供韩英文对照的表格“标准入学合格书”复印件1份等;(3)请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便;)
5.已经在国(境)外就读者,除须提交上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER)复印件外,还须按下面情况任选其中一项提交:
(1)国(境)外院校“学生证”复印件1份;
(2)如“学生证”上无证件有效期,请另提供国(境)外院校开具的“在读证明”复印件1份;
(提示:如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效(请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便)。)
6.国内高中毕业生需提供“高中毕业证书复印件(盖章页)”1份;
7.若有特殊情况,可委托他人按上述要求代为办理,请同时携带存档人员签名的委托书1份和被委托人身份证的复印件1份;
(二)自费出国(境)留学存档人员档案转出
1.具有人事档案保管权限的工作单位开具的“调档函”原件1份(须加盖人事章)或人才服务中心开具的“调档函”原件。调档函抬头:“教育部留学服务中心留学人员档案室”;
2.《存档卡》或《留学人员人事档案调转协议书》或《委托管理人事档案合同书》原件1份;
3.国(境)外学历学位认证书盖有红章的原件1份(由我处装入其人事档案);
4.在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员:如所有学历都做了认证,须提交所有国(境)外学历学位认证书原件;如有学历未做认证,须提交未做认证的学位证书中文翻译件原件(由正规翻译公司加盖翻译业务专用章,个人翻译无效);
5.《留学人员回国工作就业报到证》原件1份(由我处装入其人事档案档案,此《留学人员回国工作就业报到证》须在档案转出前到我中心回国处办理)。【赴上海、深圳两地就业的留学回国人员,其就业报到手续在当地有关部门办理,故档案转出时无需提交《留学人员回国工作就业报到证》;由人社部办理在北京落户手续的留学回国人员,须持“留学人员工作分配(调整)通知单”复印件1份;考取国内硕士、博士或博士后进站均无需提交《留学人员回国工作就业报到证》】;
6.填写完整的《留学人员登记表》1份(填表样例);     
7.博士后及访问学者须提交我驻外使(领)馆教育处(组)开具的《留学人员回国证明》复印件1份;
8.办理档案转出手续时存档期限未到的,须凭完整的交费发票原件(2012年9月1日前开具的)或“教育部留学服务中心收款单”原件,进行费用结算;
9.档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理。须同时携带:存档人员亲笔签名的委托书1份和被委托人身份证复印件1份。
(三)留学回国存档
1.户口本首页(盖有公安局户口专用章和住址信息的页面)及本人页复印件各1份(如系集体户口无法提供首页,须提供户籍证明复印件1份);
2.护照个人信息页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供港澳通行证个人信息页)即有照片页的复印件1份;
3.查验国(境)外学历学位认证书的原件;
(提示:于2015年5月25日(含)以后递交认证纸质材料的申请人,获得的两份学历学位认证书为2015版专用纸,即两份相同的盖有红章的原件,不分正副本。)
4.在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员:如所有学历都做了认证,须查验所有国(境)外学历学位认证书原件;如有学历未做认证,须查验未做认证学位的证书中文翻译件原件(由正规翻译公司加盖翻译业务专用章,个人翻译无效);
5.提交接收单位开具的“证明”打印件1份,须单位盖章并填写完整(此“证明”不能用作转出档案的调档函使用);
6.提交接收单位办理落户所获得的“令牌”邮件的打印件1份,须加盖单位公章(“令牌”须在有效期内)(样例)  (北京户籍的留学人员不提供此项);
7.填写完整的《留学人员登记表》1份(填表样例);
8.博士后及访问学者,查验我驻外使(领)馆教育处(组)开具的《留学人员回国证明》原件;
9.若有特殊情况,可委托他人按上述要求代为办理,请同时携带存档人员签名的委托书1份和被委托人身份证的复印件1份;
(四)留学回国存档人员档案转出
1.具有人事档案保管权限的工作单位开具的“调档函”原件(须加盖人事章)或人才服务中心开具的“调档函”原件1份。调档函抬头:“教育部留学服务中心留学人员档案室”;
2.《留学人员人事档案调转协议书》或《委托管理人事档案合同书》原件1份;
3.国(境)外学历学位认证书盖有红章的原件1份(由我处装入其人事档案);
4.在国(境)外获得两个或两个以上学位的留学人员:如所有学历都做了认证,须提交所有国(境)外学历学位认证书原件;如有学历未做认证,须提交未做认证学位证书中文翻译件原件,并由正规翻译公司加盖翻译业务专用章,个人翻译无效;
5.《回国工作就业报到证》原件1份(由我处装入其人事档案,此《回国工作就业报到证》在档案转出前到我中心回国处办理);
6.博士后及访问学者须提交我驻外使(领)馆教育处(组)开具的“留学回国人员证明”复印件1份;
7.档案转出手续原则上需要本人亲自前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理。须同时携带:存档人员亲笔签名的委托书1份和被委托人身份证复印件1份。
(五)自费出国(境)留学存档人员开具证明
1.开具“出生证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人户口本、身份证原件或复印件;
(3)父母户口本、身份证原件或复印件;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
2.开具“亲属关系证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人户口本、身份证原件或复印件;
(3)父母户口本、身份证原件或复印件;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
3.开具“未受刑事制裁证明” 一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人身份证原件或复印件;
(3)已出境人员,须提供护照上所有出入境记录的复印件;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
4.开具“工作经历证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人身份证原件或复印件;
(3)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
5.开具“政审证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人身份证原件或复印件;
(2)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
6.开具“存档证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人身份证原件或复印件;
(3)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
7.开具“学历证明”一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)本人身份证原件或复印件;
(3)国内相应毕业证书、学位证书原件;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
8.开具计划生育相关证明一式一份
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)存档人员户口本原件及复印件一份;
(3)存档人员结婚证原件及复印件一份【在国外办理结婚登记或离婚的,须由我国驻该国使领馆对结婚或离婚证明材料进行认证,结婚或离婚证件经有资质的翻译公司翻译,并在办理时提交上述材料原件及复印件一份】;
(4)存档人员及配偶的身份证原件及复印件一份;
(5)存档人员填写好的《个人婚育情况承诺(声明)书》;
(6)存档人员填写好的《开具计划生育相关证明登记表》;
(7)如一方或双方再婚的,须提交历次《离婚证》原件及《离婚协议书》复印件(一份)或法院判决(调解)书原件及复印件(一份);
(8)如子女已出生的,须携带《出生医学证明》原件及复印件(一份)【子女在国外或境外出生的,应提供国(境)外有关机构出具的子女出生证明,并经有资质的翻译公司翻译。在办理时提交上述材料原件及复印件一份】;
(9)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
9.签署《赴港工作同意书》一式一份,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)填写《赴港工作同意书申请表》,并打印一份;
(3)空白的《内地中国居民赴港工作同意书》一份;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
10.《报考攻读博士学位研究生登记表》签章,您须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)《报考攻读博士学位研究生登记表》原件;
(3)本人身份证原件或复印件;
(4)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
11.《留学人员回京报到登记表》盖章,须提交以下材料:
(1)《留学人员人事档案调转协议书》或《存档卡》原件或复印件;
(2)《留学人员回京报到登记表》一式两份;
(3)本人身份证原件或复印件;
(4)国(境)外学历学位认证书原件;
(5)若有特殊情况,可委托他人办理。须携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
(提示:申办人员应符合以下条件:
(1)出国(境)留学前即具有北京市常住户籍(在校学生集体户口、博士后集体户口及国内驻京机构办事处工作户口等除外);
(2)留学期间及回国后户口仍保留在北京市,未曾迁出;结束国(境)外学习后拟回到北京市就业;
(3)未办理《教育部留学人员回国工作就业报到证》或人社部《留学人员工作分配(调整)通知单》,或暂未落实就业单位需办理个人委托存档及就业服务。具体相关政策及办事流程详见:http://www.bjrcgz.gov.cn/theme/business/instu_1.jsp)
(六)其他档案相关业务
1.中共党员组织关系转出
(1)《存档卡》原件或《留学人员人事档案调转协议书》或《委托管理人事档案合同书》原件;
(2)提供接收方党组织关系介绍信的抬头名称;
(3)在我处补交留学期间的党费(从存档当月起补交至转出当月);
(4)组织关系转出手续原则上需要本人亲自前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理。需携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
2.补费手续
(1)《存档卡》原件或《委托管理人事档案合同书》原件;
(2)如上述两项凭证遗失者,请存档人员持本人身份证原件或复印件来我处补办相关手续;
(3)档案保管费补费手续原则上需要本人前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理。需携带:存档人员签名的委托书原件和被委托人身份证原件。
3.退费手续
(1)《存档卡》原件或《委托管理人事档案合同书》原件;
(2)如上述两项凭证遗失者,请存档人员持本人身份证原件或复印件来我处补办手续;
(3)交费凭证(完整发票原件或收款单原件);
(4)档案保管费退费手续原则上需要本人前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理。需携带:存档人员签名的委托书原件和被委托人身份证原件。
4.中共预备党员借用入党材料
(1)请填写《中共预备党员借用入党材料申请表》,并打印一份;
(2)《存档卡》或《留学人员人事档案调转协议书》;
(3)委托书。中共预备党员借用入党材料手续,原则上需要本人亲自前来办理,若有特殊情况,可委托他人办理,需携带:被委托人身份证原件和存档人员签名的委托书原件。
5.查阅档案
单位介绍信原件及阅档人本人工作证和身份证原件。介绍信上须注明阅档人均为中共正式党员。
五、办理时限:申请人当天提交材料后,当天办理。
六、收费标准:不收费
七、审查细则:重点审查申请人国(境)外院校攻读学位录取函及学生签证是否符合存档要求。
八、办理机构:教育部留学服务中心留学人员档案处
九、办理地点
1.地址:北京市海淀区北四环西路56号
辉煌时代大厦6层
教育部留学服务中心留学人员档案室
邮编:100080
十、咨询方式
1.电话:010-6267 7800
2.邮箱:dangan@cscse.edu.cn
十一、结果查询
可查询档案办理状态。如:已受理,已接收等。
十二、监督投诉
1.电话:010-62677800
2.服务时段:工作日周一至周四:上午8:30-下午16:30(中午不休息);周五:上午8:30-12:30,周五下午为内部办公时间。
3.主任信箱:zhuren@cscse.edu.cn 当天答复
十三、办理流程
(一)自费出国(境)留学存档
我处审核材料无误后,为其开具“留学人员人事档案调转协议书”、“调档通知单”。存档人员需凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。
档案转至我处的方式有以下三种:
(1)EMS标准快递地址:北京市海淀区北四环西路56号 辉煌时代大厦6层  邮编:100080
收件人:教育部留学服务中心档案室
(2)机要邮寄:由国内机要部门通过“机要交通”的方式转递档案。
我处机要地址为:北京市海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案室 邮编:100083
(3)密封自带(指:持“调档通知单”获取档案后,可密封自带):请将密封好的档案送至我处。
我处办公地址为:北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层  教育部留学服务中心留学人员档案室  邮编:100080
(注:1. 从2015年8月起,根据中组部“组通字【2015】33号”文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知》中的规定,我处不接收党员组织关系。
(提示:1.请本人记住用户名、密码及安全邮箱,以备日后查看存档状态时使用;2.请本人妥善保管好“留学人员人事档案调转协议书”,办理档案转出时交至我处;3.请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下,贴于密封的档案袋封面一同寄送,否则我处将予以退回;4.我处不接转党组织关系,但党员材料需要在人事档案中;5.留学存档人员所提交的申请材料的复印件,我处不予借用和退还;6.已办理了自费出国(境)留学存档手续的人员,如因各种原因不将档案存至我处,须交回“留学人员人事档案调转协议书”和“调档通知单”,否则自行承担相应后果。)
(二)自费出国(境)留学存档人员档案转出
(提示:1.留学回国人员在办理档案转出时,若集体户口在我中心暂时存放的,必须将户口一并迁出;2.党组织关系在我处者,其党员组织关系须和档案同时转出,请向我处提供接收方的党组织关系介绍信抬头名称,并补交党费(从党关系介绍信转入当月起补交至转出当月)。党员组织关系转出流程请查看;3.未在国(境)外取得学位或不能按上述要求提供转出材料的留学人员,请直接前来我处现场咨询转出事宜;4.存档人员在办理档案转出时须本人或被委托人持相关材料前来我处办理,不受理邮寄;5.就业落户审批完毕后,须40天内立即办理档案转出手续;6.如果在北京落户手续未办理成功,本人须及时将档案转回户籍所在地人才机构(户籍地人才需要给我处开具调档函)。)
(三)留学回国存档
我处审核材料无误后,为其开具“留学人员人事档案调转协议书”、“调档通知单”。存档人员需凭“调档通知单”到原档案保管机构调档并转至我处。
档案转至我处的方式有以下三种:
(1)EMS标准快递地址:北京市海淀区北四环西路56号 辉煌时代大厦6层  邮编:100080
收件人:教育部留学服务中心档案室 电话:010-62677800
(2)机要邮寄:由国内机要部门通过“机要交通”的方式转递档案。
我处机要地址为:北京市海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案室  邮编:100083
(3)密封自带(指:持“调档通知单”获取档案后,可密封自带):请将密封好的档案送至我处。
我处办公地址为:北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层    教育部留学服务中心留学人员档案室  邮编:100080
(提示:1.档案转至我处后,请及时办理回国工作就业报到证及落户手续。北京常住户口只需办理回国工作就业报到证。2.请本人记住用户名、密码及安全邮箱,以备日后查看存档状态时使用;3.请本人妥善保管好“留学人员人事档案调转协议书”,办理档案转出时交至我处;4.请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下,贴于密封的档案袋封面一同寄送,否则我处将予以退回;5.我处不接转党组织关系,但党员材料需要在人事档案中;6.办理存档手续时,须前来我处现场办理,不受理邮寄办理;7.就业落户审批完毕后,须立即办理档案转出手续。)
(四)留学回国存档人员档案转出
(提示:1.存档人员在办理档案转出时须本人或被委托人持相关材料前来我处办理,不受理邮寄;2.就业落户审批完毕后,须40天内立即办理档案转出手续;3.如果在北京落户手续未办理成功,本人须及时将档案转回户籍所在地人才机构(户籍地人才需要给我处开具调档函)。)
(五)自费出国(境)留学存档人员开具证明
现场提交材料现场受理并出具证明。
(六)其他档案相关业务
1.中共党员组织关系转出
现场提交材料现场受理并开具党员组织关系介绍信。
将党员组织关系转入我处的长期存档人员,待留学回国办理档案转出时,其党员组织关系必须一并转出。
2.补费手续
现场受理并交费。
3.退费手续
现场受理并退费。
4.中共预备党员借用入党材料
现场受理并借出材料。
5.查阅档案
 
发布机构:中华人民共和国教育部
咨询电话:010-62677800

(责任编辑:宣传联络部)
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